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Come rimanere produttivi quando il lavoro va a rilento?

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Quando il lavoro va a rilento, è difficile rimanere produttivi. Quando il lavoro ti travolge, in effetti, sai che devi eseguire le tue attività ad un ritmo veloce e furioso. Devi rispettare scadenze, sei impegnato e concentrato perché devi saper “tenere il passo”. Riuscire ad ottenere un breve respiro nel tuo programma di lavoro, una pausa, sembra un sogno.

Ma quando il lavoro rallenta, potresti ritrovarti alla deriva, incapace di entusiasmarti per le attività che ti ritrovi a fare, muovendoti più lentamente del solito, magari leggendo articoli e guardando video che non hanno particolare rilevanza per il tuo lavoro. Ti annoi.

Tutti noi sentiamo questi riflussi, siano essi stagionali o dovuti a eventi come una conferenza, un progetto o un nuovo client. La maggior parte delle persone sono in grado di concentrarsi su come portare a termine il lavoro durante il picco delle proprie attività. Ma il modo in cui gestisci questi momenti ha anche un impatto drammatico sulla tua produttività complessiva e sulla tua felicità. Come allenatore di gestione del tempo, Elizabeth Grace Saunders (Harvard Business Review) fornisce alcuni consigli come sfruttare al meglio i momenti più lenti al lavoro. Ecco alcune strategie:

  • Fai un piano

Quando la pressione è spenta, è facile lasciare che qualsiasi piccola cosa ti distragga. Si potrebbe sovra-investire in e-mail, vagare in internet, o concentrarsi su elementi non importanti o commissioni, pensando “Ho un sacco di tempo.” Per contrastare questa tendenza, bisogna puntare a iniziare ogni giorno lavorativo con un piano chiaro in mente. Annota i tuoi due o tre compiti più importanti e quelli più piccoli che vorresti spuntare dalla tua lista di cose da fare. Devi essere più deliberato sulla pianificazione di quanto faresti durante un periodo di impegni.

È anche una buona idea stimare quanto tempo si desidera investire in ogni attività. Ad esempio, “entro le 11:00 voglio completare la mia prima attività più importante” oppure “dalle 11:00 a mezzogiorno, farò queste tre piccole cose” e poi “faccio una pausa per pranzo e poi dalle 13:00 alle 15:00 e poi lavoro sull’altra attività”. Questo piano, secondo la Saunders, potrebbe aiutare a trasformare una giornata potenzialmente noiosa in una serie di mini-sprint.

  • Sviluppa te stesso

I tempi più lenti sul lavoro offrono l’opportunità di migliorare tutta la tua vita, se ne approfitti. Prendi in considerazione le attività di sviluppo professionale per le quali normalmente non avresti tempo e aggiungile ai tuoi piani giornalieri. Questi potrebbero includere partecipare a una conferenza di settore, incontrarsi con un ex capo, rispolverare il tuo profilo CV e LinkedIn o prendere un corso online. Stai facendo un investimento di tempo che ti aiuterà nel tuo lavoro attuale o aprirà porte future.

  • Vai avanti

Gli orari non di punta offrono anche la possibilità di portare a casa e in ufficio il lavoro amministrativo svolto prima che si verifichino le emergenze. È possibile presentare i documenti in scadenza nel mese di giugno o infine riparare quella vecchia stampante durante alcuni tempi di inattività nel mese di maggio, quindi non è un fastidio che provoca ansia prima di una grande scadenza. Oppure programma la tua visita annuale di benessere e un viaggio per ottenere la patente di guida rinnovata in un momento in cui prendere una giornata personale non è un grosso problema. Essere proattivi ti impedisce di dover spremere in queste attività di manutenzione della vita in altri momenti in cui ti senti eccezionalmente stretto nei tempi.

  • Costruisci relazioni

Se di solito rifiuti quando i colleghi ti chiedono di unirti a loro per il pranzo, questo è il momento di dire: “Sì!”  Puoi conoscere i tuoi colleghi attraverso il pranzo, il caffè o semplicemente fermarti al loro ufficio quando non sei di fretta. Costruire un rapporto in questo modo spiana la strada a una collaborazione efficace lungo il percorso professionale e ti regala un po’ di “capitale di relazione” per i tempi in cui poi il lavoro è più stressante.

  • Fai una pausa

Infine, i periodi di bassa stagione aprono spazio per investire nella vita al di fuori del lavoro. Questo è il momento ideale per prendersi una vacanza o anche solo una mezza giornata di permesso, se si tratta ad esempio di un venerdì calmo d’estate. Si possono anche guadagnare piccoli momenti lontano dall’ufficio per impegnarsi nuovamente in relazioni personali, magari pranzando con il coniuge o chiamando un amico per un caffè. Oppure puoi affrontare progetti per la casa.

Invece di sprecare tempo quando il lavoro è meno sotto pressione, scegli di rimanere concentrato. Poi rialloca la capacità supplementari alle attività, che sarebbero stressanti da svolgere durante i periodi di punta – quando il lavoro è davvero pieno -, e che invece ti fanno sentire estremamente soddisfatto quando hai il tempo di farle. È importante gestire il tuo tempo in modo intenzionale e massimizzare l’output non solo attraverso i picchi di lavoro, ma anche quando il lavoro è meno intenso.

 

Tratto da “What to Do When Work Is Slow,” di Elizabeth Grace Saunders (HBR)