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E-mail: come gestirle efficacemente?

photo by Joanna Kosinska

 

Internet è pieno di consigli su come gestire posta elettronica. Cerca suggerimenti e potresti trascorrere alcuni anni della tua vita a tritare, sistematizzare e organizzare la tua casella di posta. Eppure, nonostante questi sistemi e strumenti, le e-mail non ci abbandonano, e l’analisi di messaggi giornaliera toglie tempo prezioso ad altre attività, a volte più importanti. E questo è un problema diffuso: sempre più persone si sentono sopraffatte dal lavoro e dall’e-mail, e il ritmo della posta elettronica in questi anni non ha mostrato alcun segno di rallentamento.
L’e-mail non è più solo una e-mail: i messaggi vengono inviati su decine di piattaforme e le persone ora inviano messaggi di testo tramite Instagram DM, avvisi, messaggi e caselle di posta di Facebook, LinkedIn e altro ancora. Il mondo è pieno di comunicazioni degne della nostra attenzione, e spesso rimaniamo invorticati nel ciclo di risposta ai vari messaggi, impiegando del tempo (vedi il lunedì, dopo il fine settimana) per “recuperare” ciò che ancora non è stato letto. Ma se passiamo a rispondere alle e-mail in ogni momento, passiamo a ricevere e-mail in ogni momento. E’ un circolo vizioso.
Insieme al diluvio di messaggi che ci troviamo a fronteggiare, c’è anche l’analisi di quelle e-mail che si mascherano come urgenti e importanti. Parte del problema è probabilmente che non c’è abbastanza “attrito” nell’invio della mail, come sostiene Sarah K. Peck, fondatrice e direttrice esecutiva di Startup Pregnant, una media company con sede a NY. Diventiamo sconsiderati nelle richieste di tempo e attenzione perché l’e-mail è gratuita e veloce. L’invio rapido di messaggi ci fa pensare di essere importanti invece di prendere tempo per masticare davvero le idee, e spesso puntiamo ad attaccare il tempo e il lavoro degli altri, alla ricerca di soluzioni, invece di cercare di risolvere le questioni da soli. Alla fine non si tratta di rispondere più velocemente o avere un sistema di risposta migliore o gli strumenti giusti. Tutto questo è un segnale che c’è qualcosa di più profondo che non va.

Il vero problema? E’ che non sappiamo a cosa dedicare realmente la nostra attenzione.
La sfida più pressante di oggi è prima decidere su cosa concentrarsi. Culturalmente, non risultiamo efficaci ed efficienti nell’impostazione di limiti e nella definizione delle priorità. Ciò si riflette in parte nelle nostre abitudini di consumo e in ciò che sostiene Marie Kondo: stiamo affogando nel disordine fisico e digitale. L’e-mail non è il problema, i confini lo sono. Invece di ottenere il “meglio” tramite l’uso di e-mail, abbiamo bisogno di migliorare la capacità di assegnare le priorità.

In passato, avevamo “solo una priorità” – spiega Greg McKeown nel suo libro, Essentialism – perché la parola “priorità” al plurale non esisteva. Ad un certo punto, ci siamo spostati per consentire più “priorità” e abbiamo iniziato a usare la parola come verbo. Oggi, ci comportiamo come se avessimo dozzine di priorità, invece di scegliere una cosa da mettere a fuoco.
l fine di migliorare a e-mail, dobbiamo migliorare a dire di no.

Anche se abbiamo definito la nostra priorità principale, c’è ancora un problema: gli strumenti di posta elettronica non comunicano efficacemente i “confini” alle nostre risposte. Creare aspettative comportamentali specifiche per il contesto è difficile nella sfera digitale. Siamo noi stessi a doverli definire e comunicare, anche attraverso la tecnologia.

Ecco sei modi suggeriti da Sara Pack per impostare  “limiti alla posta elettronica” e come comunicarli chiaramente:
– Usa dichiarazioni di non responsabilità relative alla firma di posta elettronica. Scrivi una spiegazione sotto la firma e-mail che indichi alle persone quanto tempo potrebbe essere necessario per ricevere una risposta e quali sono gli orari dell’ufficio. Aumentare la trasparenza nel modo in cui si lavora.
– Usa, se ne hai la possibilità, un autoresponder. Questi strumenti aiutano per potersi ritagliare lassi di tempo (anche giorni!) per concentrarsi sulla priorità o su progetti più grandi. Questo comunica che sei lontano e quando puoi aspettarti una risposta.
– Aggiungi istruzioni sul tuo sito web o sui social media. Comunica alle persone i tuoi tempi di risposta tipici in modo che possano pianificare in anticipo di conseguenza. Sulla pagina di contatto del mio sito web, spiego che spesso ci vogliono due settimane per ricevere una risposta. Di’ alla gente cosa aspettarsi.
– Comunica alle persone quali richieste verranno ignorate. Utilizza la tua biografia di Twitter, la tua pagina di contatto o il manuale sulle operazioni dei dipendenti per indicare alle persone come utilizzare i tuoi canali di comunicazione. Informare le persone su ciò che verrà eliminato o ignorato. Non accettare richieste non richieste? Eliminateli se entrano.
– Imposta le linee guida per le comunicazioni per il tuo team. Quando aggiungi nuovi membri al tuo team, affronti nuovi clienti o persino avvii un nuovo progetto, specifica come e quando ti piace essere contattato, e cerca di capire anche le preferenze dei tuoi possibili interlocutori.
– Dai l’esempio. Se rispoindi sempre alle e-mail anche la sera tardi e tutto il giorno nei fine settimana, stai dicendo al tuo team che ti aspetti lo stesso da loro. Utilizza un servizio come Boomerang per pianificare l’invio di messaggi di posta elettronica in un secondo momento o Inbox Pause per controllare quando le e-mail vengono visualizzate nella posta in arrivo. O meglio ancora, allontanati completamente dalla tua casella di posta nei fine settimana.

L’e-mail può essere uno strumento che usiamo per connetterci, comunicare, aiutare altre persone e persino pensare. Ma il diluvio di e-mail moderne è oggi a scapito del tempo libero e del “tempo di qualità”. Talora erode la nostra capacità di svolgere attività più urgenti e necessarie. Dare priorità può aiutare certamente a ridurre l’ingombro digitale.

 

Sarah K. Peck è un’autrice e consulente di startup con sede a New York. È la fondatrice e direttrice esecutiva di Startup Pregnant, una media company che documenta le storie della leadership femminile tra lavoro e famiglia.